Marketing en planmatig werken. YES! Het kan!

1. Leg je lanceringsdatum vast

Gaat het om een event? Dan is het redelijk duidelijk wat de deadline is. Maar leg een release datum vast ook wanneer je een nieuwsbrief plant, een productlancering, een nieuwe campagne. Bepaal in samenspraak met de collega’s, directie of de bevoegde diensten de vooropgestelde datum.

2. Dubbelcheck deze datum

Zorg ervoor dat dit moment niet samenvalt met een belangrijke mijlpaal. Staat er niets anders binnen de onderneming op het programma? Check ook de actualiteit: als je productlancering samenvalt met een voetbalmatch van het nationaal elftal zal je nieuwe product waarschijnlijk in de schaduw van dit nieuws komen te staan.

3. Inventariseer

Maak een lijst op met alles wat je nodig hebt om tot een succesvolle release te komen. Een event? Denk aan de cateringpartners, uitnodigingen, locatie, goodie bags, ….
Een mailcampagne? De juiste teksten, bijhorende foto’s, opmaak, mailbestand, tijd om na te lezen en goedkeuring, enz.

4. Detailleer

Schrijf voor alle benodigdheden uit wie je nodig hebt voor welk onderdeel. Wie levert tekst X aan, foto Y moet via welke database komen? Collega A moet nalezen en Directielid B moet goedkeuren.

Hou rekening met geplande afwezigheden van collega’s. De drukker die jaarlijks verlof heeft? Noteer het!

5. Plak er een timing op

Probeer een ruwe schatting te maken hoeveel tijd je moet voorzien voor elk onderdeel. Maak je schatting liever iets ruimer dan te krap. Tijdsdruk betekent stress en daar komen fouten van.

Bijv. als je op 1 maart wil weten hoeveel aanwezigen er zullen zijn voor je event, verstuur je bijv. 1 februari de uitnodigingen zodat je midden februari een herinnering kan sturen. Vraag alle gasten om ten laatste 20 februari te bevestigen. Zo heb je ruimte om de laatste week een ‘final reminder’ aan de genodigden zonder antwoord te versturen.

Dan weet je ook weer dat eind januari de uitnodigingen moeten klaar zijn. Planning drukker? Post?  En zo kan je blijven ‘backplannen’.

6. Wees op je voorwerk

Slechts zelden werk je vanaf een eiland. Je rekent op partners, hebt collega’s nodig voor input. Jij bent volop bezig met deze release maar dat geldt niet voor iedereen. Collega’s zijn met andere projecten en andere deadlines bezig. Logisch. Maar je hebt hun input nodig.

Een goede tip is om vooraf even te herinneren aan de deadline. “Dag collega denk je eraan dat ik voor het einde van deze week foto X of input Y nodig heb?” Dat werkt veel aangenamer dan “Seg ik had gisteren foto X of input Y nodig ik kan niet verder”.

Jij bent meer ontspannen en je collega’s gaan je niet scheef aankijken als je ze passeert onderweg naar het koffieapparaat.

7. Sit back and relax

Een goede planning brengt rust, geeft controle en overzicht. Hierdoor kan je met een helder hoofd naar “dé datum” toeleven. Je hebt zelfs nog tijd om aan alle extraatjes te denken: een nieuwsberichtje schrijven voor het bedrijfsmagazine over het event/de campagne / het nieuwe product? Natuurlijk! Het kan erbij! Want jij hebt alles onder controle en bent voorbereid.